Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Razón social: SYG Performance S.A.S.
• NIT: 901257372-7
• Domicilio principal: Medellín, Colombia
• Sitio web: https://nexioagent.com
• Correo electrónico de datos personales: privacidad@nexioagent.com
• Teléfono de contacto: 300 3166182

SYG Performance S.A.S. es la empresa desarrolladora y operadora de la plataforma Nexio, un software CRM (Customer Relationship Management) diseñado para asesores inmobiliarios y agencias del sector inmobiliario en Colombia.

2. Marco Legal

El tratamiento de datos personales realizado por SYG Performance S.A.S. se rige por:

• Ley 1581 de 2012 — Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales de Colombia
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentario de la Ley 1581
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio
• Circulares y guías de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
• Política de Datos de Meta Platforms Inc. aplicable al uso de la API de WhatsApp Business
• Términos de Servicio de WhatsApp Business Platform

3. Definiciones

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Titular:

La persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del tratamiento:

SYG Performance S.A.S., quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.

Encargado del tratamiento:

La persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

Tratamiento:

Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Dato sensible:

Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Usuario Asesor:

Persona natural o jurídica que contrata la plataforma Nexio para gestionar su actividad inmobiliaria.

Usuario Final / Prospecto:

Persona natural que interactúa con el Usuario Asesor a través de los canales habilitados en Nexio (incluyendo WhatsApp).

4. Datos Personales que Tratamos

4.1 Datos de Usuarios Asesores (clientes de Nexio)

• Nombre completo y razón social
• Número de identificación (cédula o NIT)
• Correo electrónico profesional
• Número de teléfono celular
• Número de teléfono de WhatsApp Business vinculado a la plataforma
• Información de facturación y método de pago
• Datos de acceso a la plataforma (usuario, contraseña cifrada)
• Registros de actividad dentro de la plataforma

4.2 Datos de Prospectos / Clientes del Asesor

El Usuario Asesor puede ingresar y gestionar información de sus propios clientes o prospectos inmobiliarios dentro de Nexio. Esta información puede incluir:

• Nombre y apellidos del prospecto
• Número de teléfono celular (incluyendo número de WhatsApp)
• Correo electrónico
• Preferencias de búsqueda inmobiliaria (zona, presupuesto, tipo de inmueble, número de habitaciones, estrato)
• Historial de conversaciones de WhatsApp intercambiadas a través de la plataforma
• Notas, seguimientos y estados dentro del pipeline de ventas del asesor
• Fecha y hora de interacciones registradas

4.3 Datos recopilados automáticamente

• Dirección IP y tipo de dispositivo
• Registros de acceso (logs) a la plataforma
• Metadatos de uso de la plataforma (funciones utilizadas, frecuencia de uso)

5. Finalidades del Tratamiento

5.1 Para Usuarios Asesores

• Prestación del servicio CRM contratado, incluyendo gestión de pipeline, contactos y comunicaciones.
• Habilitación y gestión de la integración con WhatsApp Business API en nombre del asesor.
• Envío de comunicaciones transaccionales relacionadas con el servicio (facturas, alertas, actualizaciones).
• Soporte técnico y atención al cliente.
• Facturación y cobro del servicio.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
• Mejora del producto mediante análisis agregado y anonimizado de uso.

5.2 Para Prospectos / Clientes del Asesor

SYG Performance S.A.S. actúa como Encargado del Tratamiento respecto a los datos de los prospectos del asesor. El asesor es el Responsable del Tratamiento de esos datos. Las finalidades del tratamiento por parte de Nexio son:

• Almacenamiento seguro del historial de conversaciones de WhatsApp para efectos de trazabilidad, auditoría y continuidad del servicio al asesor.
• Visualización del historial de interacciones dentro de la plataforma CRM del asesor.
• Generación de alertas automáticas al asesor sobre prospectos sin contacto reciente.
• Sugerencia de mensajes de seguimiento mediante procesamiento de inteligencia artificial (con aprobación humana del asesor antes de cualquier envío).

6. Base Legal del Tratamiento

• Consentimiento del titular: Los Usuarios Asesores otorgan su consentimiento al aceptar los Términos y Condiciones de uso de Nexio al momento del registro.
• Ejecución de contrato: El tratamiento es necesario para la prestación del servicio CRM contratado.
• Interés legítimo: Para la mejora del servicio, seguridad de la plataforma y prevención del fraude.
• Cumplimiento de obligación legal: Para el cumplimiento de obligaciones tributarias, contables y regulatorias.

Respecto a los prospectos del asesor: el asesor, como Responsable del Tratamiento, es quien debe obtener el consentimiento de sus prospectos para el uso de sus datos dentro de la plataforma. Nexio provee las herramientas para que el asesor cumpla con esta obligación.

7. Tratamiento Especial — Integración con WhatsApp Business

Nexio utiliza la API oficial de WhatsApp Business Platform de Meta Platforms Inc. para habilitar la comunicación entre asesores inmobiliarios y sus prospectos. En relación con esta integración:

• El número de teléfono del asesor se vincula a la plataforma mediante el proceso oficial de verificación de Meta (Embedded Signup).
• Los mensajes enviados y recibidos a través de WhatsApp son almacenados en los servidores de Nexio con cifrado en tránsito y en reposo.
• El historial de conversaciones es accesible únicamente por el asesor titular de la cuenta y por el equipo de soporte de Nexio cuando sea necesario para la resolución de incidencias.
• Ningún mensaje de WhatsApp es enviado de forma autónoma sin previa revisión y aprobación explícita del asesor.
• El tratamiento cumple con la Política de Datos de WhatsApp Business Platform y los Términos de Servicio de Meta aplicables.
• Los datos de WhatsApp no son compartidos con terceros distintos a los proveedores de infraestructura descritos en la sección 9 de esta política.

8. Derechos de los Titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular puede enviar una solicitud escrita al correo electrónico: privacidad@nexioagent.com. SYG Performance S.A.S. dará respuesta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

9. Transferencia y Transmisión de Datos a Terceros

SYG Performance S.A.S. puede compartir datos personales con los siguientes terceros únicamente en la medida necesaria para la prestación del servicio:

• Proveedores de infraestructura en la nube (DigitalOcean): Para el alojamiento de la plataforma y almacenamiento de datos, bajo contratos de procesamiento de datos conformes a estándares internacionales.
• Meta Platforms Inc.: Para la habilitación de la API de WhatsApp Business, conforme a sus propios Términos de Servicio.
• Proveedores de inteligencia artificial (APIs de terceros): Para el procesamiento de texto y generación de sugerencias de mensajes. Los datos transmitidos son anonimizados en la medida de lo posible y no se utilizan para entrenar modelos externos.
• Autoridades competentes: Cuando sea requerido por ley, orden judicial o autoridad administrativa competente.

No se realizan transferencias internacionales de datos personales distintas a las descritas anteriormente. Los acuerdos con proveedores extranjeros incluyen cláusulas contractuales estándar de protección de datos.

10. Medidas de Seguridad

SYG Performance S.A.S. implementa las siguientes medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales:

• Cifrado de datos en tránsito mediante TLS/HTTPS.
• Cifrado de datos en reposo en bases de datos y almacenamiento.
• Contraseñas de usuarios almacenadas con hash bcrypt.
• Autenticación de dos factores disponible para cuentas de asesores.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) dentro de la plataforma.
• Registros de auditoría (audit logs) de accesos y modificaciones a datos sensibles.
• Entornos de producción aislados de entornos de desarrollo y pruebas.
• Revisiones periódicas de seguridad de la infraestructura.

11. Tiempo de Retención de los Datos

• Datos de Usuarios Asesores: Se conservan durante la vigencia del contrato de servicio y por un período adicional de cinco (5) años para efectos contables, legales y de auditoría, salvo que el titular solicite su supresión antes de dicho plazo conforme a la ley.
• Historial de conversaciones de WhatsApp: Se conserva durante la vigencia del contrato y por un período adicional de dos (2) años. El asesor puede solicitar la eliminación anticipada desde la configuración de su cuenta.
• Datos de prospectos: Se conservan mientras el asesor mantenga activa su cuenta en Nexio. Al cancelar la cuenta, los datos son eliminados dentro de los treinta (30) días calendario siguientes.
• Logs de seguridad: Se conservan por noventa (90) días.

12. Uso de Cookies y Tecnologías Similares

La plataforma Nexio utiliza cookies propias estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio (gestión de sesión, autenticación). No se utilizan cookies de terceros con fines publicitarios ni de seguimiento. El usuario puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto puede afectar la funcionalidad de la plataforma.

13. Datos de Menores de Edad

La plataforma Nexio no está dirigida a personas menores de dieciocho (18) años y no recopila intencionalmente datos de menores. Si SYG Performance S.A.S. detecta que se han recopilado datos de un menor sin consentimiento de sus padres o tutores legales, procederá a eliminarlos de inmediato.

14. Modificaciones a esta Política

SYG Performance S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en nexioagent.com/privacidad con al menos diez (10) días de anticipación a su entrada en vigencia. El uso continuado de la plataforma después de dicha fecha constituye la aceptación de los cambios.

15. Contacto y Canal de Atención PQRS

Para consultas, reclamos, solicitudes de acceso, rectificación, actualización o supresión de datos personales, o para ejercer cualquier otro derecho reconocido en la Ley 1581 de 2012, el titular puede contactarnos a través de:

• Correo electrónico: privacidad@nexioagent.com
• Sitio web: nexioagent.com/privacidad
• Dirección física: Medellín, Colombia
• Tiempo de respuesta: máximo diez (10) días hábiles para consultas, quince (15) días hábiles para reclamos.