Política de tratamiento de datos

1. Identificación del responsable

Razón social: NEXIO AGENT AI S.A.S.
NIT: 902103463-1
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Dirección: [DIRECCIÓN DE NOTIFICACIONES INSCRITA EN EL REGISTRO MERCANTIL]
Correo electrónico: info@nexioagent.com
Teléfono: 300 316 6182
Sitio web: https://nexioagent.com

Nexio Agent AI S.A.S. («Nexio») desarrolla y opera Nexio Agent, una plataforma con inteligencia artificial para inmobiliarias y asesores inmobiliarios.

2. Marco legal

Esta política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), la Ley 2300 de 2023, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en especial la Circular Externa 002 de 2024 sobre inteligencia artificial, y las demás normas que las modifiquen o complementen.

3. Definiciones

Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta del responsable.
Transmisión: comunicación de datos del responsable al encargado, dentro o fuera de Colombia, para que el encargado los trate por cuenta del responsable.
Dato anonimizado: información que, de forma irreversible, no permite identificar a una persona ni a una empresa cliente. No es dato personal.
Cliente: inmobiliaria, constructora o asesor que contrata Nexio.
Contacto: persona natural que interactúa con un Cliente a través de Nexio (prospectos, compradores, arrendatarios, propietarios, codeudores y similares).

4. Doble calidad de Nexio

Nexio trata datos en dos calidades distintas:

4.1 Como responsable

Nexio decide sobre los datos de:

Los representantes, usuarios y contactos de sus Clientes, para administrar la cuenta, facturar, prestar soporte y mantener la seguridad.
Las personas que usan el sitio web, solicitan una demo o usan la Calculadora del Silencio.

4.2 Como encargado

Respecto de los datos de los Contactos de cada Cliente, el responsable es el Cliente y Nexio actúa como encargado, por cuenta del Cliente y bajo sus instrucciones, en virtud de un contrato de transmisión de datos personales (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Los Contactos ejercen sus derechos ante el Cliente; si escriben a Nexio, Nexio traslada la solicitud al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

5. Datos que tratamos

5.1 Como responsable

Clientes y usuarios: nombre, razón social, número de identificación, cargo, correo, teléfono, número de WhatsApp Business vinculado, datos de facturación, credenciales (la contraseña se guarda cifrada con hash), registros de acceso y de actividad.
Visitantes y prospectos de Nexio: nombre, correo, teléfono, empresa, mensajes y los datos que ingresen en la Calculadora del Silencio.
Datos técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, registros de acceso.

5.2 Como encargado

Los que cada Cliente ingresa o recibe: nombre, teléfono y número de WhatsApp, identificadores de WhatsApp (BSUID) y nombre de usuario, correo, documento de identidad cuando el Cliente lo requiera, preferencias de búsqueda, inmuebles vistos u ofrecidos, conversaciones de WhatsApp (incluidas las notas de voz y su transcripción, cuando el Cliente la activa), notas, etapas del pipeline, contratos de arriendo y corretaje, pagos y cartera, solicitudes de mantenimiento y posventa, y avalúos.

Nexio no trata datos sensibles por defecto. Si un Cliente los ingresa por ser estrictamente necesarios, debe contar con la autorización especial que exige la ley.

6. Finalidades

6.1 Como responsable

Prestar el servicio contratado y administrar la cuenta.
Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables y tributarias.
Prestar soporte técnico y enviar comunicaciones sobre el servicio (alertas, cambios, facturas).
Mantener la seguridad de la plataforma y prevenir fraudes.
Atender solicitudes de demo y enviar el resultado de la Calculadora del Silencio por el canal que el titular indique.
Enviar información comercial de Nexio solo a quien lo haya autorizado, dentro de la franja de la Ley 2300 de 2023 y con opción de cancelar en cualquier momento.
Elaborar métricas internas y estadísticas con datos anonimizados.

6.2 Como encargado (por cuenta de cada Cliente)

Almacenar y mostrar al Cliente la información de sus Contactos, inmuebles y operación.
Enviar y recibir mensajes de WhatsApp a través de las líneas del Cliente, incluidas las respuestas del Autopilot cuando el Cliente lo activa.
Priorizar tareas, generar alertas y sugerir respuestas mediante inteligencia artificial.
Gestionar captación, cierre, arrendamientos, cartera, mantenimiento, posventa y avalúos.
Generar reportes gerenciales para el Cliente.
Generar datos anonimizados y agregados conforme a la sección 9, salvo oposición del Cliente.

6.3 Finalidades excluidas

Nexio nunca: vende ni cede datos; entrega o muestra datos de un Cliente a otra inmobiliaria o empresa del sector; contacta a los Contactos de un Cliente para fines propios o de terceros; usa datos personales para entrenar modelos de inteligencia artificial; ni actúa como fuente u operador de información ante centrales de riesgo.

7. Autorización

Clientes y usuarios: autorizan el tratamiento al aceptar los términos y esta política, de forma separada y verificable, al registrarse o firmar el contrato.
Visitantes y prospectos de Nexio: autorizan en el formulario correspondiente, con casilla no marcada por defecto y enlace a esta política.
Contactos de los Clientes: la autorización la obtiene el Cliente, como responsable, antes de tratar los datos en Nexio. Nexio pone a su disposición textos modelo y las herramientas de la plataforma para registrarla. Para fines comerciales o de cobranza se requiere una autorización específica.

El silencio nunca se interpreta como autorización.

8. Inteligencia artificial

Asistida por defecto. Las sugerencias de la IA requieren la aprobación de un usuario del Cliente antes de enviarse.
Autopilot. Es opcional y viene apagado. Lo activa el Cliente, por línea de WhatsApp, y lo parametriza: horarios de atención, límites de respuestas y reglas de traspaso a un asesor. El Cliente es responsable de esa parametrización y de que sus mensajes comerciales y de cobranza respeten la franja de la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.; nunca domingos ni festivos).
Traspaso a una persona. El Autopilot entrega la conversación a un asesor cuando el Contacto lo pide o cuando el tema lo requiere, según las reglas que el Cliente configure.
Transparencia. La atención se presenta como del equipo del Cliente, puede incluir un aviso de asistente virtual que el Cliente configura y no simula ser una persona.
Sin decisiones automatizadas con efectos jurídicos. La IA no aprueba ni rechaza arrendatarios, compradores o codeudores.
Minimización. A los proveedores de IA se envía solo la información necesaria para la tarea que se pide, y esa información se trata siempre como dato personal.
Sin entrenamiento. Nexio no usa los datos personales para entrenar modelos de inteligencia artificial, y los proveedores de IA que usa no entrenan sus modelos con la información que reciben por su servicio para empresas.

9. Datos anonimizados y protección frente a la competencia

Nexio puede generar datos anonimizados y agregados a partir de métricas de uso y de datos estructurados de la operación (por ejemplo, tipo de inmueble, zona a nivel de barrio o superior, rangos de precio, tiempos de respuesta). Nunca a partir del texto de las conversaciones ni de los documentos que cargan los Clientes.
Cada agregado combina información de al menos cinco (5) Clientes, ninguno con más del 50 % del valor, y no permite identificar a una persona, un inmueble ni un Cliente.
Se usan solo para operar y mejorar el servicio, desarrollar funcionalidades de Nexio y elaborar estadísticas del sector.
Garantía para cada Cliente: ni sus datos ni los anonimizados derivados de ellos se entregan, venden o ponen a disposición de otras inmobiliarias, constructoras, corredores, portales ni ninguna empresa del sector; no se usan para captar sus clientes, propietarios o inmuebles, ni para conocer o replicar sus precios, estrategias o resultados; no se usan para favorecer a un Cliente frente a otro; y nunca se usan para actos de competencia desleal en los términos de la Ley 256 de 1996.
Cada Cliente puede oponerse a este uso en cualquier momento escribiendo a info@nexioagent.com.

10. Transmisiones internacionales y proveedores

Nexio transmite datos solo a encargados con contrato y ubicados en países con nivel adecuado de protección según la SIC:

DigitalOcean, LLC — alojamiento y copias de respaldo · Estados Unidos.
OpenAI OpCo, LLC — modelos de inteligencia artificial · Estados Unidos.
Google LLC — medición del sitio web, solo si el visitante acepta las cookies de analítica (sección 15) · Estados Unidos.
SYG Performance S.A.S. — desarrollo y soporte técnico · Colombia.

La WhatsApp Business Platform es prestada por Meta Platforms directamente a cada Cliente, conforme a los términos que el Cliente acepta con Meta.

Nexio también puede entregar datos a autoridades competentes cuando la ley o una orden lo exijan; en ese caso avisa al Cliente, salvo prohibición legal.

11. Conservación de los datos

Datos de Contactos (como encargado): durante la vigencia del contrato con el Cliente. Al terminar, el Cliente tiene 30 días para exportarlos; después se suprimen de los sistemas productivos dentro de los 30 días siguientes y de las copias de respaldo en un ciclo que no supera 90 días. El Cliente puede pedir la supresión anticipada en cualquier momento.
Datos de cuenta de Clientes (como responsable): durante la relación. Al terminar, se suprimen con el mismo calendario anterior, salvo los documentos contables, tributarios y contractuales, que se conservan por el término legal (hasta diez años, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005), bloqueados para cualquier otro uso.
Visitantes y prospectos de Nexio: hasta 24 meses desde el último contacto o hasta que el titular pida la supresión.
Registros de seguridad y de llamadas a proveedores de IA: hasta 90 días.

12. Derechos de los titulares

Conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; presentar quejas ante la SIC una vez agotado el trámite ante el responsable; revocar la autorización o pedir la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a sus datos.

13. Área responsable y procedimiento

Área responsable: Protección de Datos de Nexio Agent AI S.A.S. Canal: info@nexioagent.com · 300 316 6182.
Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no puede superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos: deben incluir identificación del titular, descripción de los hechos, dirección y documentos de soporte. Si el reclamo está incompleto, se pide completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entiende desistido. Se responden en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más con aviso al titular. Mientras se tramita, el dato se marca como «reclamo en trámite».
Si el dato pertenece a un Contacto de un Cliente: Nexio traslada la solicitud al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informa al titular.

14. Seguridad

Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo; aislamiento de datos por cliente; contraseñas con hash; verificación en dos pasos disponible; control de acceso por roles; registros de auditoría; entornos de producción separados de los de desarrollo y pruebas; copias de respaldo; y procedimiento de gestión de incidentes, que incluye el reporte a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la detección.

15. Cookies y tecnologías similares

Necesarias. La plataforma usa cookies propias para mantener la sesión y la autenticación, y el sitio guarda en tu navegador preferencias como el tema claro u oscuro y tu decisión sobre las cookies de analítica. Sin ellas el servicio no funciona, por eso no requieren autorización.

De analítica, solo con tu autorización. Para saber cómo se usa el sitio público y qué páginas sirven, Nexio puede usar Google Analytics y Google Tag Manager (Google LLC) y, cuando mide campañas, el píxel de Meta (Meta Platforms). Ninguna de estas herramientas se carga antes de que aceptes en el aviso de cookies; rechazar cuesta lo mismo que aceptar, y si cambia esta política el aviso vuelve a preguntar. No se usan dentro de la plataforma ni sobre los datos de los Contactos de los Clientes.

Puedes cambiar tu decisión borrando los datos de este sitio en tu navegador: el aviso volverá a aparecer.

16. Menores de edad

Nexio no está dirigido a menores de 18 años. Cuando un Cliente trate datos de niños, niñas o adolescentes, debe respetar su interés superior y contar con la autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

17. Vigencia

Esta política rige desde [FECHA DE PUBLICACIÓN]. Las bases de datos permanecen vigentes mientras subsistan las finalidades descritas y los plazos de la sección 11. Los cambios sustanciales se publican en esta página y se comunican a los Clientes por correo con al menos diez (10) días de antelación.

Nexio Agent AI S.A.S. · NIT 902103463-1 · Medellín, Antioquia, Colombia · Versión 1.2 · Vigente desde [FECHA DE PUBLICACIÓN] · info@nexioagent.com

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